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专题研究
浅析招标项目成功的要素
发表时间:2007/12/15 0:00:00

招标是作为一种市场交易方式的最优选择应运而生的,一个成功的招标项目往往意味着采购业主在时间、投资及精力上的大大节省,同时也会为投标人减少销售环节中的人财物力消耗。 
        但是,影响一个招标项目成功与否的因素是多方面的,其中任何一个因素不配合,就有可能造成招标项目的失败。下面笔者试就影响招标成功的因素作一简要分析。 
        1、业主与招标机构的配合是否默契是招标项目成功的基础。 
        首先,业主应对招标投标这种采购方式有一定的了解,信任这种方式,并希望通过招标带给企业良好的效益。 
        其次,业主与其委托的招标机构应建立相互之间的信赖,并时常就各自的想法进行相当程度的相互沟通,从而保证在整个招标项目实施过程中,采购业主与招标机构 “步调”、“口径”一致,不致产生误导投标人的结果。 
        第三,采购业主在其采购行为纳入招标程序后,由于招标机构自身信息渠道的广泛性、发标途径的多样性,常常会争取到众多的潜在投标人。此时,如果采购业主与招标机构配合默契,在与上述潜在投标人进行技术、商务等方面交流时采取一视同仁的态度,公平地对待他们,将有助于吸引更多投标人,从而在该项目招标过程中形成良好的竞争氛围,有效降低设备的投标报价,增加设备的配置,实现采购业主利益最大化。         
        2、招标文件技术及商务条款的编制是否合理是招标项目成功的关键。 
        采购业主在项目纳入招标前有时会与部分投标人先期交流、接触,在这种背景下,其提供给招标机构的采购设备技术要求难免会出现以某品牌设备技术规格为蓝本的情况;而有时,采购业主也可能由于对拟采购设备不完全了解,提供给招标机构的参数过于简略。这都要求招标机构从业人员在日常工作中努力学习、积累,提高自己的专业知识水平。只有这样,在编制招标文件时才能避免某些技术和商务条款带有明显的倾向性或过于简略,从而给潜在投标人在阅读招标文件时造成该招标项目已经内定中标人的不良印象,或使某些投标人钻空子,以技术规格负偏离虽多但关键技术指标满足招标文件要求的较低档次设备应标,这就有可能导致招标项目因投标人不足而流标,或造成较低档次设备在评标中成为最低评标价而使采购业主无法接受评标结果的情况。如此也会影响采购业主与招标机构继续合作的积极性。 
        3、招标程序的规范运作是招标项目成功的坚实支柱。 
        近年来,我国《招标投标法》及招标办法的管理规定相继颁布,国家对企业通过规范招标采购设备也给予了一定的政策扶植。然而,由于招标的重要意义已经被社会普遍接受和认识,越来越多的机构看好这个市场的前景,纷纷进入。他们对有关招标投标的国家政策法规和管理规定不了解、不熟悉,同时急于占领招标市场,往往采用无序竞争,一味满足采购业主的不合理要求,违反国家的相关招标管理规定,视经济效益为其最高的追求目标,从而给规范操作的招标机构带来巨大的冲击。而且,由于不按招标程序规范运作,时常影响招标效果,有时甚至造成采购业主在招标后无法享受到国家给予的优惠政策,使业主对今后采购是否采用招标投标这种方式产生动摇。 
        4、招标机构从业人员的敬业精神和自律精神是招标项目成功的基本保证。 
        招标从业人员在招标项目中应树立 “服务”意识,一切从业主利益出发,以高度的敬业精神要求自己,配合采购业主的时间安排加班和出差,主动办理好各种手续并勤与其联络,急业主之所急,想业主之所想。另外,由于在招标过程中直接面对各投标人,有时,某些投标人会透过各种关系了解诸如业主在项目上的投资规模、参与项目的投标厂商、业主对投标厂商有无倾向性、评标委员会的组成等等,同时,由于招标机构在招标项目中位置的特殊性,参与主持评标工作的招标机构成员往往会在评标委员会中占一席之地,这都需要招标从业人员严格自律,遵守《招标投标法》和国家有关招标管理的规定,尊重评标委员会的决定,不做损害采购业主利益的事。只有这样,招标机构才能赢得采购业主的充分信任,双方才会有不断合作的基础。 
        5、业务素质高,专业分配合理的专家评委为招标项目的成功提供有力的技术支持。 
        招标机构如果与一批各行各业的具有高度专业素质的专家建立了融洽的、长期的工作关系,则在招标过程的招标文件审核和开标评标中,采购业主和招标机构就有很大把握邀请到专业配置合理的专家评委,基于这些专家长期在自己研究领域的丰富经验,他们常常会给采购业主从各方面提供合理的、关键的意见和建议,完善招标文件或对参与投标的设备给予公正的评价,招标项目由此可在发标阶段寻找到更多投标人,采购业主则可在评标阶段了解投标人更全面的情况,这在技术方面对招标项目的成功是一个有力的保障。
        6、做好招标项目的前期准备和后期跟踪、回访是确保招标项目成功的一个重要条件。 
        一个招标项目的运作并不是从发标到开标、定标的简单过程,从招标从业人员角度说,它是包含了项目前期和后期两个阶段的较长周期的工作。也就是说:招标并不仅仅局限于从编制招标文件到开标、定标完毕这么一个过程,项目开展前,招标从业人员就应当提早介入,收集资料、寻找潜在投标人、与采购业主保持沟通,确保招标顺利实施。在项目定标,采购业主与中标人签定购货合同乃至到货过程中,招标从业人员仍应及时跟踪项目进展,在货物验收合格,正式投产后,还应回访业主,了解设备使用情况。也就是说,招标从业人员真正将业主的事情当成自己的事情一样对待,招标这种采购方式才能完全体现其优点和益处。 
        以上是笔者根据自身招标实践所作的一些粗浅地分析。当然,在每个招标项目的实施过程中,影响其成功的因素都是多种多样的,招标作为一种适应市场经济机制的采购方式,一定会在我国今后的现代化建设中发挥越来越重要的作用。